Online urenregistratie: zo werkt online tijdschrijven

Zoek je een webapp of een iPhone-app?

Bij een webapp werk je in je browser. Bij Uurwerk download je een app op je iPhone. Deze website biedt uitleg en hulpmiddelen; je kunt hier niet inloggen op een online urenadministratie. Werk je vooral op een Windows-pc, met Android of met meerdere medewerkers, controleer dan of een andere oplossing beter bij die werkwijze past.

Wil je eerst een document gebruiken? Download een urenstaat in Excel of PDF. Zoek je een app, vergelijk dan de functies en selectiecriteria.

Digitale urenregistratie, online tijdregistratie of tijdschrijven?

Deze termen worden door elkaar gebruikt. Ze beschrijven hetzelfde werk, met een ander accent:

Factureer je per uur en wil je weten hoe je declarabele tijd noteert en afrondt, lees dan de gids over tijdschrijven.

Kies dus op wat je met de gegevens doet. De naam die een aanbieder gebruikt zegt weinig. Wil je uren factureren, dan moeten klant en tarief aan elke regel hangen. Wil je werktijden van een team controleren, dan heb je accounts en rechten nodig.

Van papier en Excel naar digitaal

Uren bijhouden kan op drie manieren: op papier, in een spreadsheet of digitaal in software die ervoor is gemaakt. Papier en Excel lijken gratis, maar kosten in de praktijk het meest: invullen wordt uitgesteld, totalen kloppen niet en aan het einde van de maand moet alles alsnog worden overgetypt op een factuur. Online tijdschrijven draait dat om: het moment van registreren wordt zo klein dat het een gewoonte wordt, en alles wat erna komt (totalen, overzichten, facturen) is automatisch.

De voordelen op een rij

• Registreren op het moment zelf. Je telefoon is er altijd; een timer of snelle invoer legt de uren vast terwijl je werkt. Dat maakt je registratie betrouwbaar in plaats van gereconstrueerd.
• Automatisch rekenen. Duur, bedrag en btw worden uitgerekend op basis van je tarief. Geen formules die breken, geen telfouten.
• Gekoppeld aan klanten en projecten. Elke urenregel hoort ergens bij, dus overzichten per klant of klus staan altijd klaar.
• Compleet archief. Met de fiscale bewaarplicht van 7 jaar wil je geen zoekgeraakte bestanden. Controleer je back-ups, exportmogelijkheden en toegang tot oude periodes.
• Direct door naar facturatie. Openstaande uren worden een factuurregel in plaats van kopieerwerk.

App of systeem: wat past bij jou?

De term urenregistratie systeem wordt vooral gebruikt voor software voor bedrijven met personeel: roosters, verlof, goedkeuringsflows en koppelingen met de salarisadministratie. Werk je alleen, dan is dat ballast. Voor zzp’ers en freelancers is een urenregistratie app voor zzp’ers op de telefoon de praktischer keuze: minder functies, maar precies de juiste, en altijd binnen handbereik.

Digitale urenbriefjes in plaats van papier

Een urenbriefje is de papieren lijst waarop je per dag de klus en de gewerkte uren noteert, vaak met een handtekening van de opdrachtgever. Digitale urenbriefjes bevatten dezelfde gegevens, maar je vult ze in op je telefoon: datum, klant, klus, omschrijving en duur. Er raakt niets zoek en je hoeft de uren niet over te typen voor de factuur.

Heeft je opdrachtgever een ondertekend exemplaar nodig, spreek dan af hoe je dat aanlevert. Uurwerk heeft geen functie om uren te laten aftekenen of goedkeuren. Een printbaar alternatief is het urenstaat-sjabloon in PDF.

Online urenverantwoording: je uren kunnen uitleggen

Urenverantwoording betekent dat je achteraf kunt laten zien wanneer je werkte, voor wie en waaraan. Een opdrachtgever vraagt erom bij een factuur op uurbasis. Als ondernemer heb je het nodig om het urencriterium aannemelijk te maken. In beide gevallen telt hetzelfde: registreer op de dag zelf en geef elke regel een omschrijving. Wat je daarvoor bewaart lees je bij urenregistratie voor de Belastingdienst.

Online urenregistratie voor personeel

Voor medewerkers gelden andere eisen dan voor je eigen uren. Iedere werknemer heeft een eigen account nodig, een leidinggevende controleert en corrigeert, en de uren gaan vaak door naar de salarisadministratie. Uurwerk heeft geen medewerkersaccounts en geen goedkeuring van uren. Zoek je dat, lees dan wat je vastlegt bij urenregistratie voor werknemers.

Voor boekhouders en accountants

Werk je alleen als boekhouder of administrateur en factureer je klanten per uur, dan volstaat een persoonlijke app: je schrijft tijd per klant en maakt er een factuur van. Een kantoor met meerdere medewerkers heeft teamsoftware nodig met accounts, tarieven per medewerker en rapportages per dossier. Zoek je een manier om uren aan je eigen boekhouder door te geven: Uurwerk heeft geen koppeling met boekhoudsoftware. Je levert de PDF-facturen aan zoals je dat met andere verkoopfacturen doet.

Eenvoudige urenregistratie: zo begin je vandaag

Online tijdschrijven begint klein: zet je klanten en lopende projecten in een app en registreer vanaf nu elke werksessie. Uurwerk is daarvoor een eenvoudig startpunt: een Nederlandstalige iPhone-app met timer, handmatige invoer, overzichten per week of maand en facturen van je openstaande uren. Gratis te gebruiken voor urenregistratie, klanten, projecten en conceptfacturen. Kom je uit een spreadsheet, lees dan ook uren bijhouden zonder Excel. Zoek je eerst een vaste werkwijze, volg dan het stappenplan voor makkelijk uren bijhouden.

Vergelijk de softwarefuncties en kosten voordat je kiest. Wil je vooral beter begrijpen waar projecttijd naartoe gaat, bekijk dan het voorbeeld van tijdregistratie en nacalculatie.