Urenregistratie app: zo kies je de juiste

Wat is een urenregistratie app?

Een urenregistratie app vervangt de papieren urenstaat of het Excel-bestand waarin je gewerkte uren bijhoudt. Je legt per werkdag vast hoeveel tijd je aan welke klant of welk project hebt besteed, meestal met een korte omschrijving van het werk. Goede apps rekenen daar direct een bedrag bij uit op basis van je uurtarief.

Voor zelfstandigen heeft urenregistratie drie doelen: je weet wat je kunt factureren, je ziet waar je tijd naartoe gaat en je bouwt een administratie op waarmee je bijvoorbeeld het urencriterium kunt onderbouwen richting de Belastingdienst.

Deze functies heb je echt nodig

• Timer én handmatige invoer. Een timer voor gefocust werk, handmatige invoer voor uren die je achteraf invult. Je wilt beide, want geen enkele werkdag is gelijk.
• Klanten en projecten. Uren zonder klant of project zijn later niet te factureren of te verantwoorden. Kies een app waarin je tarieven en btw per klant vastlegt.
• Overzichten per periode. Totaal uren en totaal bedrag per week of maand, zodat je facturen en administratie kloppen.
• Omschrijving per urenregel. Over drie maanden weet je niet meer wat “3 uur, dinsdag” was. Een omschrijving maakt je registratie controleerbaar.
• Van uren naar factuur. Als de app openstaande uren direct omzet in een factuur, sla je een complete handmatige stap over en vergeet je geen declarabele uren.

Wat je meestal niet nodig hebt

Veel urenregistratiesoftware is gebouwd voor teams en bedrijven: roosters, verlofregistratie, goedkeuringsflows en koppelingen met salarisadministratie. Werk je alleen of met een enkele opdrachtgever, dan betaal je daarmee voor complexiteit die je nooit gebruikt. Een urenregistratie voor zzp’ers mag licht en simpel zijn.

Waar je op let bij het kiezen

1. Invoersnelheid. Uren invoeren moet in seconden kunnen, anders stel je het uit en klopt je registratie niet meer.
2. Nederlandse begrippen. Btw-tarieven, urencriterium, factuureisen: een Nederlandstalige app die hierop is ingericht scheelt vertaalwerk en fouten.
3. Overzicht zonder rapportendoolhof. Eén scherm met je uren en bedragen per periode is waardevoller dan twintig exporteerbare rapporten.
4. Eerlijk prijsmodel. Controleer wat gratis is en waarvoor je betaalt, voordat je al je gegevens invoert.

Uurwerk als eenvoudig voorbeeld

Uurwerk is een Nederlandstalige urenregistratie app voor iPhone, gemaakt voor zzp’ers, freelancers en kleine ondernemers. De app doet precies wat hierboven staat: uren registreren met timer of handmatige invoer, klanten en projecten met eigen uurtarief en btw, overzichten per week of maand en facturen maken van openstaande uren. Urenregistratie, klanten, projecten en conceptfacturen zijn gratis; alleen voor het versturen van facturen is Uurwerk Pro nodig.