Urenregistratie voor de Belastingdienst
De Belastingdienst schrijft geen vast format voor, maar verwacht dat je aannemelijk kunt maken hoeveel uren je aan je onderneming besteedt, vooral als je aftrekposten claimt die aan het urencriterium zijn gekoppeld. Dat doe je met een doorlopend bijgehouden registratie: per dag de datum, activiteit of klant, en de duur. Je administratie, inclusief urenregistratie, bewaar je in de basis 7 jaar.
Waarom wil de Belastingdienst je uren zien?
Een aantal aftrekposten in de inkomstenbelasting is gekoppeld aan het urencriterium van 1.225 uur, waaronder de zelfstandigenaftrek. Claim je zo’n aftrekpost, dan moet je bij vragen of een controle kunnen onderbouwen dat je die uren daadwerkelijk aan je onderneming hebt besteed. De urenregistratie is die onderbouwing.
Deze pagina geeft algemene uitleg en is geen fiscaal advies. De actuele regels vind je bij de Belastingdienst en bij de KVK. Twijfel je over je situatie, overleg dan met een boekhouder of belastingadviseur.
Wat legt een goede registratie vast?
Een registratie die vragen kan doorstaan, bevat per werkdag:
- Datum van de gewerkte uren.
- Activiteit: voor welke klant, welk project of welk soort werk (administratie, acquisitie, reistijd).
- Omschrijving van wat je hebt gedaan.
- Duur: begintijd en eindtijd, of het aantal uren.
Registreer ook niet-declarabele uren. Juist bij ondernemers met weinig declarabele uren maakt de optelsom van administratie, acquisitie en reistijd het verschil voor het urencriterium.
Doorlopend bijhouden weegt zwaarder dan het format
Een schrift, spreadsheet of app: het mag allemaal. Wat telt is dat de registratie je uren kunt onderbouwen. Door ze doorlopend bij te houden, hoef je later minder uit je geheugen te reconstrueren. Controleer je registratie aan de hand van je agenda, offertes en facturen. Praktische kenmerken:
- Regels per dag, met de werkelijk gewerkte tijden en een concrete omschrijving.
- Consistentie met de rest van je administratie: facturen, agenda en offertes sluiten aan op je uren.
- Ook rustige weken zijn geregistreerd, niet alleen de drukke.
Bewaarplicht
Voor je administratie geldt een fiscale bewaarplicht van in de basis7 jaar; voor sommige gegevens gelden andere termijnen. Bewaar naast je urenoverzicht ook de bijbehorende onderbouwing. Zorg voor leesbare kopieën en een back-up die je kunt openen als je later een andere app of computer gebruikt. Lees de uitleg van de Belastingdienst over administratie en bewaartermijnen.
Maak je uren herleidbaar
| Registratie | Mogelijke onderbouwing |
|---|---|
| Werk voor een opdrachtgever | Opdracht, agenda-afspraak, urenstaat en factuur |
| Offerte voorbereid | Concept, verstuurde offerte en correspondentie |
| Administratie bijgewerkt | Datum, omschrijving en betrokken documenten |
Een voorbeeldregel is: “18 juni, Studio Noord, offerte websiteonderhoud voorbereid, 45 minuten.” Gebruik het urenstaatsjabloon als startpunt en pas de omschrijving aan je werk aan. Een lijst of app geeft op zichzelf geen garantie dat een aftrekpost wordt geaccepteerd.
Praktische aanpak met een app
Met een urenregistratie app zoals Uurwerk leg je elke urenregel vast met datum, klant, project, omschrijving en duur, op het moment zelf. Het urenoverzicht per week of maand laat je totalen zien. Controleer regelmatig of je alle werkzaamheden hebt ingevoerd. Maak voor indirecte uren aparte projecten aan (bijvoorbeeld “Administratie”), zodat ook die uren netjes geteld worden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn urenregistratie bewaren?
Voor je administratie geldt bij de Belastingdienst een fiscale bewaarplicht van in de basis 7 jaar. Bewaar je urenregistratie daarom net zo zorgvuldig als je facturen en bonnetjes.
Accepteert de Belastingdienst een urenregistratie uit een app?
Er is geen verplicht format: een app, spreadsheet of schrift kan allemaal, zolang de registratie aannemelijk, concreet en doorlopend bijgehouden is. Een app heeft als voordeel dat elke regel een datum, klant en omschrijving heeft en dat je totalen per periode direct kunt laten zien.
Moet ik mijn uren meesturen met de aangifte?
Nee, je stuurt je urenregistratie niet mee met je aangifte inkomstenbelasting. Je moet hem wel kunnen laten zien als de Belastingdienst erom vraagt, bijvoorbeeld bij een controle van je zelfstandigenaftrek.
Wat gebeurt er als mijn urenregistratie niet klopt?
Kun je het urencriterium niet aannemelijk maken, dan kun je aftrekposten die daarvan afhangen mislopen. Houd je werk daarom doorlopend bij en bewaar onderbouwing, zoals je agenda, offertes en facturen. Een registratie op zichzelf garandeert geen aftrek.