Urenregistratie voor zzp’ers: zo houd je je uren bij

Voorbeeld urenregistratie zzp: een week als zelfstandige

Dit fictieve voorbeeld van een freelance webdesigner laat zien waarom je klantwerk en eigen bedrijfsactiviteiten apart bijhoudt:

Voor klant A en B maak je afzonderlijke overzichten. Gebruik het gratis urenstaatsjabloon en lees hoe je de klanturen factureert. Voor het urencriterium beoordeel je welke ondernemingsuren meetellen en hoe je ze onderbouwt.

Waarom uren bijhouden als zzp’er?

Als zelfstandige gebruik je je urenregistratie voor facturatie, fiscale onderbouwing en inzicht in je opdrachten:

• Facturatie. Je factureert wat je hebt gewerkt. Zonder registratie vergeet je losse kwartiertjes en dat telt op. Wie op uurbasis werkt, factureert alleen betrouwbaar met een sluitende urenlijst per klant.
• Belastingdienst. Voor de zelfstandigenaftrek en sommige andere regelingen geldt het urencriterium van 1.225 uur per jaar. Je moet aannemelijk kunnen maken dat je die uren hebt gemaakt; een doorlopende urenregistratie is daarvoor de gebruikelijke onderbouwing. Lees de details in de gids urenregistratie voor de Belastingdienst.
• Inzicht. Pas als je uren registreert, zie je welke klussen renderen en welke stilletjes verlieslatend zijn.

Wat leg je per urenregel vast?

Een bruikbare urenregistratie is concreter dan een totaal per week. Leg per regel vast:

Registreer ook indirecte uren, zoals administratie, offertes schrijven en reistijd. Of je ze mag factureren hangt af van je afspraken met de opdrachtgever. Het onderscheid tussen declarabele en indirecte uren staat uitgelegd bij tijdschrijven. Voor het urencriterium gaat het om aantoonbare tijd besteed aan je onderneming.

De grootste valkuil: achteraf reconstrueren

Na een week met meerdere klanten is het lastig om losse werkzaamheden te reconstrueren. Start daarom een timer als je begint, of voer de uren in zodra je een klus afrondt. Kies een app of spreadsheet die je op dat moment kunt gebruiken. Bij uren bijhouden vind je een dagelijkse routine en een voorbeeld met pauzes.

Is urenregistratie verplicht voor een zzp’er?

Voor een aftrek met een urencriterium moet je aannemelijk maken hoeveel tijd je aan je onderneming besteedt. Alleen je gefactureerde omzet zegt daar onvoldoende over. Bewaar ook de uren voor offertes, administratie en andere werkzaamheden voor je bedrijf. De Belastingdienst legt uit welke uren meetellen en hoe je ze onderbouwt.

Een registratie blijft ook nuttig wanneer je de grens niet haalt of geen aftrek claimt: je kunt je factuur uitleggen en ziet hoeveel tijd opdrachten kosten. Kies een Excel-template als je zelf een bestand wilt beheren, of vergelijk urenregistratiesoftware op de functies die je gebruikt.

Urenverantwoording als zzp’er

Urenverantwoording is breder dan een lijst met totalen. Je moet kunnen uitleggen wat je deed. Er zijn twee partijen die erom vragen:

• Je opdrachtgever. Bij werk op uurbasis wil de klant zien waar de uren in zitten. Een urenstaat met datum en omschrijving per regel beantwoordt die vraag vooraf.
• De Belastingdienst. Voor het urencriterium tellen ook uren die je niet factureert. Bewaar daarom naast je registratie ook je agenda, offertes en facturen. Samen maken ze je uren aannemelijk.

Het werkt alleen als je doorlopend registreert. Een overzicht dat je in december voor het hele jaar opstelt, is een schatting en overtuigt minder dan een registratie die per dag is bijgehouden.

Uren bijhouden als zzp’er: app, Excel of software?

Welk hulpmiddel past, hangt af van waar je werkt en of je de uren ook factureert:

Begin je net, dan is een gratis urentool vaak genoeg. Bekijk wat je bij een gratis urenregistratie app wel en niet krijgt.

Eenmanszaak, freelancer of zzp’er in de bouw

Voor je urenregistratie maakt het geen verschil of je jezelf zzp’er, freelancer of eigenaar van een eenmanszaak noemt: je legt dezelfde gegevens vast. Wel verschilt het werk. Zit je op meerdere werkadressen per week, lees dan urenregistratie in de bouw voor een indeling per klus.

Zo doe je het met Uurwerk

1. Zet je klanten in de app, met uurtarief en btw-tarief.
2. Maak per klant projecten aan, bijvoorbeeld per opdracht of per soort werk.
3. Registreer je uren op de dag zelf: met de timer terwijl je werkt, of handmatig met start- en eindtijd en pauze.
4. Controleer wekelijks het overzicht: totaal uren, totaal bedrag en wat er nog te factureren staat.
5. Zet openstaande uren aan het einde van de maand om in een factuur.

Uurwerk is gratis te downloaden voor iPhone. Urenregistratie, klanten, projecten en conceptfacturen zijn gratis; voor het versturen van facturen is Uurwerk Pro nodig.