Urenstaat maken: voorbeeld en gratis sjabloon
Een urenstaat is een overzicht van je gewerkte uren voor een klant over een bepaalde periode. Je vermeldt je bedrijfsnaam, de opdrachtgever en per regel de datum, werkzaamheden en duur. Onderaan staat het totaal. Hieronder vind je een ingevuld voorbeeld en gratis sjablonen.
Download je gratis urenstaat
Kies Excel om uren en bedragen te berekenen, of de urenlijst in PDF om te printen en met de hand in te vullen. Het ingevulde voorbeeld laat zien hoe je begint.
Gratis, zonder account of e-mailadres. De bestanden bewerk en bewaar je op je eigen apparaat.
Voorbeeld van een urenstaat
Zo kan een eenvoudige urenstaat voor een klant eruitzien:
| Urenstaat · Studio Noord voor Acme Bouw | |||
|---|---|---|---|
| Datum | Omschrijving | Uren | Bedrag |
| 17 juni | Controle urenstaat en factuurregels | 1,50 | € 127,50 |
| 18 juni | Homepage bijgewerkt, nieuw menu | 2,50 | € 212,50 |
| 18 juni | Timerregistratie, kleine fixes | 0,25 | € 21,25 |
| Totaal | 4,25 | € 361,25 | |
Vermeld bovenaan altijd je eigen (bedrijfs)naam, de klant en de periode. Werk je met meerdere projecten voor dezelfde klant, groepeer de regels dan per project.
Urenstaat, urenlijst, urenbriefje of weekstaat?
Het zijn verschillende namen voor hetzelfde document: een overzicht van gewerkte uren per dag. De sjablonen op deze pagina kun je voor elk ervan gebruiken.
| Naam | Zo wordt het meestal gebruikt |
|---|---|
| Urenstaat | Overzicht per klant en periode, vaak als bijlage bij een factuur. |
| Urenlijst | Doorlopende lijst van al je gewerkte uren, ook voor je eigen administratie. |
| Urenbriefje | Papieren dag- of weekbriefje, in de bouw en techniek vaak afgetekend door de opdrachtgever. |
| Weekstaat | Urenstaat over één week, gebruikelijk bij uitzendwerk en detachering. |
| Urenspecificatie | De uitsplitsing van uren die je met een factuur meestuurt. |
Voor een weekstaat vul je bij de periode één week in en gebruik je een regel per werkdag. Het PDF-sjabloon heeft tien regels, genoeg voor een week met twee klussen per dag.
Wanneer heb je een urenstaat nodig?
Een urenstaat gebruik je in drie situaties:
- Bij je factuur. Klanten die op uurbasis betalen willen zien waar de uren in zijn gaan zitten. Een specificatie voorkomt discussie en versnelt betaling.
- Op verzoek van de opdrachtgever. Bij detachering of inhuur via een bureau is een goedgekeurde urenstaat vaak de basis voor uitbetaling.
- Voor je eigen administratie. Dezelfde gegevens onderbouwen het urencriterium richting de Belastingdienst.
Checklist: dit hoort erop
- Je naam of bedrijfsnaam
- Naam van de klant of opdrachtgever
- Periode waarover de urenstaat gaat
- Per regel: datum, project, omschrijving en duur
- Totaal aantal uren
- Optioneel: uurtarief en bedrag per regel plus totaalbedrag
Zo vul je de urenstaat in
- Vul jouw bedrijfsnaam, de opdrachtgever, het project en de periode in.
- Noteer per regel de datum en een concrete omschrijving van het werk.
- Vul de gewerkte duur in als decimale uren. Trek pauzes waarin je niet werkt eerst af.
- Vul het afgesproken uurtarief exclusief btw in. Excel rekent uren maal tarief uit en telt de regels op.
- Controleer het totaal met je agenda of timer en bewaar een kopie voordat je de urenstaat deelt.
Minuten omrekenen naar uren
| Duur | Decimale uren |
|---|---|
| 15 minuten | 0,25 |
| 30 minuten | 0,50 |
| 45 minuten | 0,75 |
| 1 uur en 30 minuten | 1,50 |
| 8 uur aanwezig, 30 minuten pauze | 7,50 |
Een urenstaat beschrijft je werk. Voor de betaling maak je een factuur met de bijbehorende gegevens. Bekijk het voorbeeld van een factuur met gewerkte uren en de stappen om van urenstaat naar factuur te gaan.
Je urenstaat bijhouden in Uurwerk
Een urenstaat die je aan het einde van de maand “maakt”, is eigenlijk een reconstructie, en dat kost tijd en precisie. Draai het om: registreer elke werksessie direct, met klant, project en omschrijving. De urenstaat is dan geen document dat je bouwt, maar een filter dat je toepast: kies de klant en de periode, en alle regels staan er al.
Zo werkt het in Uurwerk: je urenregels staan per klant en project vast, met datum, omschrijving, duur en bedrag. In het urenoverzicht filter je op deze week, deze maand of een eigen periode. Diezelfde openstaande uren zet je vervolgens met een paar tikken om in een conceptfactuur met btw, als PDF klaar voor je klant. Factuur en specificatie komen zo altijd uit dezelfde bron, zonder overtypen. Meer weten? Lees ook urenregistratie voor zzp’ers.
Wil je zelf een spreadsheet opzetten of een formule controleren? Bekijk urenregistratie in Excel, met een voorbeeldweek en formules voor pauzes, overuren en totalen per klant. Zoek je een voorbeeld van een hele werkdag, kijk dan bij uren bijhouden met voorbeeld urenregistratie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een gratis urenstaat downloaden?
Ja. Download op deze pagina een leeg Excel-sjabloon, een ingevuld Excel-voorbeeld of een printbaar PDF-sjabloon. Je hebt geen account nodig. In Excel berekenen de formules je urenbedragen en totalen.
Wat is het verschil tussen een urenstaat en een urenlijst?
In de praktijk geen. Urenstaat, urenlijst, urenbriefje en timesheet zijn namen voor hetzelfde overzicht van gewerkte uren per dag. Een weekstaat is een urenstaat over één week. Welke naam je gebruikt hangt af van je branche en opdrachtgever.
Hoe schrijf ik anderhalf uur op een urenstaat?
Anderhalf uur is 1,50 uur. Deel minuten door 60: 15 minuten is 0,25 uur en 45 minuten is 0,75 uur. Trek een niet-gewerkte pauze eerst van de werktijd af.
Wat is een urenstaat?
Een urenstaat is een overzicht van gewerkte uren over een periode, meestal per dag gespecificeerd met omschrijving en aantal uren. Zelfstandigen gebruiken hem als bijlage of onderbouwing bij de factuur, of omdat de opdrachtgever erom vraagt.
Wat moet er op een urenstaat staan?
Minimaal: jouw naam of bedrijfsnaam, de klant, de periode, per regel de datum, omschrijving en het aantal uren, en een totaal. Vaak komen daar het project, het uurtarief en het totaalbedrag bij.
Is een urenstaat hetzelfde als een factuur?
Nee. De urenstaat specificeert de gewerkte uren; de factuur is het betaaldocument met wettelijke factuureisen zoals factuurnummer, btw-bedrag en gegevens van beide partijen. In de praktijk stuur je de urenstaat mee als specificatie bij de factuur.
Hoe maak ik snel een urenstaat voor mijn klant?
Registreer je uren doorlopend per klant en project. Een urenoverzicht per periode is dan direct je urenstaat. In Uurwerk filter je op week, maand of eigen periode en zie je alle urenregels met omschrijving, duur en bedrag bij elkaar.
